Memo ย่อมาจาก Memorandum เป็นวิธีง่ายๆ LINE for Business ในการสื่อสารข้อมูลสำคัญภายในองค์กร การเขียนบันทึกที่ชัดเจนและเป็นระเบียบเป็นทักษะทางธุรกิจที่มีคุณค่า
บันทึกช่วยจำใช้เพื่อสื่อสารข้อมูลและรับผลลัพธ์โดยมุ่งเน้นไปที่คำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจน
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับ 10 ข้อในการเขียนบันทึกเพื่อดำเนินการตามที่คุณต้องการ
1. ความต้องการของผู้ชม: คิดถึงผู้ชมและความต้องการของพวกเขา นี่เป็นสิ่งสำคัญในการเรียกร้องให้ดำเนินการLINE for Business ตัวอย่างเช่น บอกผู้อ่านของคุณว่าพวกเขาจะได้ประโยชน์อย่างไรจากการเข้าร่วมการประชุมเพิ่มเติม หรือวิธีที่พวกเขาจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยทำตามแนวคิดของคุณ
2. ระดับผู้ชม: พิจารณาการศึกษา LINE for Business ภูมิหลัง และสถานะบริษัทของผู้อ่านของคุณ และเขียนในระดับที่ตรงกับความต้องการของพวกเขา
3. น้ำเสียง: บันทึกทางธุรกิจค่อนข้างเป็นทางการ แต่ก็เป็นทางการน้อยกว่าจดหมายธุรกิจ มันไม่ได้ช่วยให้คุณพูดถึงกลุ่มเพื่อนร่วมงานในลักษณะที่เป็นทางการ เป็นเรื่องปกติที่จะมีน้ำเสียงที่เป็นมิตร แต่ยังคงมีลักษณะเป็นธุรกิจ จับคู่สไตล์และน้ำเสียงของคุณกับผู้ชมของคุณ
4. ภาษาทั่วไป: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจคุณ หากคุณทำงานด้านเทคนิค ระวังการใช้ศัพท์แสงที่ผู้อ่านบางคนอาจไม่เข้าใจ LINE for Business คุณอาจต้องการเขียนบันทึกช่วยจำฉบับเดียวกันหลายเวอร์ชันถึงบุคคลในแผนกต่างๆ
5. หัวเรื่องให้ข้อมูล: สิ่งนี้อธิบายอย่างเรียบง่ายและชัดเจนว่าบันทึกนั้นเกี่ยวกับอะไร คล้ายกับบรรทัดหัวเรื่องในข้อความอีเมล บรรทัดหัวเรื่องมีความสำคัญต่อการทำให้ผู้อื่นอ่านบันทึกของคุณ
6. เขียนบรรทัดล่างสุดก่อน: ประโยคแรกหรือสองประโยคควรให้ประเด็นหลัก อย่าเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมที่นำไปสู่ประเด็น LINE for Business จำไว้ว่านี่ไม่ใช่เรื่องเล่า แต่เป็นเอกสารทางธุรกิจ
7. ชัดเจนและรัดกุม: ตรวจสอบการใช้ถ้อยคำเพิ่มเติม เก็บบันทึกย่อไว้ที่หนึ่งหน้าหรือน้อยกว่านั้น และใช้เอกสารแนบหรือบทสรุปแยกต่างหากสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม LINE for Business รักษาโครงสร้างบันทึกให้เรียบง่ายและสมเหตุสมผล จำกัดย่อหน้าเป็นหนึ่งความคิด
8. ข้อเท็จจริง: ใช้น้ำเสียงที่เป็นกลางหรือเชิงบวก หลีกเลี่ยงคำพูดที่กระตุ้นอารมณ์
9. สรุป: หากจำเป็น ให้เพิ่มข้อสรุปเพื่อยืนยันหรือสรุปประเด็นหลัก
10. การจัดรูปแบบ: ใช้รูปแบบมาตรฐานที่ระบุไว้ในคู่มือต่างๆ หรือทำตามหลักเกณฑ์ของบริษัทของคุณ
มีหลายแง่มุมในการเขียนบันทึกข้อตกลงที่มีประสิทธิภาพ โดยใช้รูปแบบที่ถูกต้อง
